in English

TUNI Groups

TUNI Groups on korkekouluyhteisön ryhmien sisäisen viestinnän viesti- ja yhteisöpalvelu, johon ryhmän omistaja voi halutessaan kutsua myös yhteisön ulkopuolisia kumppaneita. TUNI Groups on käytännössä valikoima perusmuotoisia Office 365-sovelluksia mm. SharePoint, Teams, Planner ja Stream. Monimuotoisen ja monimutkaisenkin Microsoftin sovellusvalikoiman päälle on rakennettu ”tilauskanava” helpottamaan eri tarpeisiin perustuvaa ryhmien käyttöönottoa.

TUNI Groups tulee jatkossa korvaamaan TAMKin ja Yliopiston käytössä olevat Office 365 ryhmätyöpalvelut mm. TAMKin Office 365 Sites ja TTY:n Teamwork.

Ryhmätyypin sovelluksia on mahdollista käyttää myös mobiililaitteisiin ladattavilla Microsoftin sovelluksilla, mutta palveluja suositellaan käytettäväksi tietokoneelle asennettavilla sovelluksilla. Palvelun kaikki ominaisuudet ovat parhaimmillaan tietokonesovelluksilla. Henkilöstö ja opiskelijat voivat ladata Office ProPlus -ohjelmapaketin Office 365 -portaalista henkilökohtaiselle tietokoneelle ja käyttää Office-ohjelmia ryhmien yhteisten Office-tiedostojen työstämiseen.

TUNI Groups -ryhmätyypit

TUNI Groups –palvelussa on erilaisia ryhmätyyppejä, joista tilaaja valitsee ryhmän käyttötarvetta parhaiten vastaavan tyypin. Ryhmätyypeillä on erilaiset voimassaoloajat (elinkaaret), sovellusvalikoima ja oletussovellukset. Jokaisella ryhmällä tulee olla omistaja, joka hallinnoi ryhmän käyttäjäoikeuksia ja asetuksia. Ryhmän tilaajasta tulee automaattisesi ryhmän omistaja, mutta omistaja voi halutessaan antaa omistajaoikeuden myös jollekin ryhmänsä jäsenistä.   Ryhmien jäsenet voivat muokata ja poistaa ryhmän sisältöä, mutta eivät voi hallita ryhmien asetuksia tai jäseniä. Opetuksen käyttöön tarkoitettu Education-ryhmätyyppi on tulossa myöhemmin tilattavaksi.

 

Ryhmätyyppi Kenelle Mihin tarkoitukseen Elinkaari Ryhmän tilaus
Basic Opiskelijoille, henkilöstölle ja tiimeille Määräaikaiseen työskentelyyn ja projekteihin. 1 vuosi.

Ryhmän elinkaari on jatkettavissa 1 vuosi kerrallaan.

Ryhmä luodaan

15 minuutin sisällä tilauksesta.

Education Opettajille (tulossa myöhemmin) Opetuksen tueksi opetusmateriaalin ja tehtävien jakamiseen sekä opiskelijoiden ja opettajien keskustelukanavaksi.

Teams-tiimitilana käytetään perustiimitilasta poiketen Luokan-tiimitilaa.

 

1 vuosi.

Ryhmän elinkaari on jatkettavissa 1 vuosi kerrallaan.

Ryhmä luodaan

15 minuutin sisällä tilauksesta.

Organization Korkeakoulu-yhteisön yksiköille ja toiminteille Korkeakouluyhteisössä toimivien pysyvien yksiköiden ja toiminteiden käyttöön. Esimerkiksi: AV-palvelut, Y-kampus ja Opiskelijakunta Tamko. Ei poisteta automaatti-sesti. Harkinnanvaraisen organisaatio-ryhmän voi tilata, jos ryhmän tarve on perusteltu. Palvelun omistaja tarkistaa tilauksen ja hyväksyy tai hylkää tilauksen.

 

 

Ryhmän nimi ja sähköpostiosoite

Ryhmien nimen eteen tulee aina automaattisesti TG- etuliite, jotta ryhmät ovat tunnistettavissa mm. osoitekirjassa. Nimi voi olla maksimissaan 60 merkkiä.

Ryhmälle luodaan sähköpostiosoite, jota voi käyttää korkeakouluyhteisön ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Ryhmän omistajan tulee aktivoida sähköpostin vastaanottaminen ulkopuolelta ryhmän asetuksista. Sähköpostiosoite muodostuu TG- etuliitteestä, ryhmän nimestä ja @groups.tuni.fi -loppuosasta eli sähköpostiosoite on muotoa TG-xxxxxxx@groups.tuni.fi. Organization-ryhmälle on mahdollista tilata @tuni.fi-päätteinen asiointiosoite.

HUOM. Ryhmää tilattaessa, jos ryhmän nimessä on ääkkösiä tai erikoismerkkejä, ne tullaan poistamaan automaattisesti sähköpostiosoitteesta. Voit muuttaa sähköpostiosoitteen muotoilua, kun olet tilaamassa ryhmää, muuttamalla Site address -kentän tekstiä. Site address -kentän tekstiä käytetään ryhmäsivuston osoitteen sekä sähköpostiosoitteen muodostamiseen. Sähköpostiosoitteen muotoiluun on tulossa oma kenttä tulevaisuudessa helpottamaan sähköpostiosoitteen muokkaamista haluttuun muotoon.

Ryhmän roolit

Ryhmässä on kolme eri käyttäjäroolia: omistaja (Owner), jäsen (Member) ja vieras (Guest). Ryhmien jäsenet voivat muokata ja poistaa ryhmässä luotua sisältöä, mutta jäsenet eivät voi muuttaa ryhmän asetuksia tai hyväksyä muita käyttäjiä ryhmään jäseniksi. Jos annat ryhmän omistajana toiselle henkilölle omistajan roolin, on hänellä täysin samanlaiset oikeudet ryhmään kuin sinullakin.

Ryhmiin voi kutsua myös korkeakouluyhteisön ulkopuolisia henkilöitä, jos omistajat ovat sallineet ulkopuolisten lisäämisen ryhmään ryhmää tilattaessa. Ulkopuoliset henkilöt lisätään aina Guest-roolissa ryhmään. Guest-roolissa olevat henkilöillä on aina rajatummat pääsyt ryhmän sovelluksiin ja sisältöihin eikä heille voi antaa omistajan roolia. Ryhmään kutsuttavat ulkopuoliset henkilöt tarvitsevat Office 365 -tilin tai Microsoft-tilin, jotta he voivat kirjautua ryhmän sovelluksiin. Voit lukea Guest-roolin rajoituksista ohjesivuilta.

Ryhmän avoimuus

Ryhmä voi olla joko yksityinen (Private) tai julkinen (Public). Kaikki yksityiset ja julkiset ryhmät ovat löydettävissä ja haettavissa käytössä olevien sovellusten kautta. Yksityisen ryhmän materiaalia ja sisältöä pääsee lukemaan ja muokkaamaan ainoastaan ryhmään lisätyt tai ryhmään hyväksytyt henkilöt. Julkiseen ryhmään voi kuka tahansa korkeakouluyhteisössä liittyä jäseneksi ilman ryhmän omistajan hyväksyntää. Yksityiseen ryhmään voi korkeakouluyhteisön henkilöt hakeutua jäseneksi ja muut ryhmän jäsenet voivat kutsua muita henkilöitä yksityiseen ryhmään, mutta ryhmän omistajat voi ainoastaan hyväksyä henkilöt ryhmään jäseniksi.

TUNI Groups ryhmän tilaaminen

  1. Avaa TUNI Groups etusivu: https://tuni.fi/groups/.
  2. Klikkaa Create group –painiketta.
  3. Valitse ryhmätyyppi Basic, (Education tulee myöhemmin) tai Organization.
  4. Valitse ryhmälle avoimuus yksityinen (Private) tai julkinen (Public).
  5. Anna ryhmälle kuvaava nimi.
  6. Muuta tarvittaessa ryhmäsivuston osoitteen loppuosaa Site address -teksikentässä. Huom. Site address -kentän teksti toimii myös osana ryhmän sähköpostiosoitetta.
  7. Kirjoita ryhmälle kuvaus. Kirjoita ryhmän kuvaus mahdollisimman tarkasti.
  8. Lisää ryhmään omistajat. Lisää vähintään kaksi omistajaa ryhmälle. Voit lisätä omistajia myös ryhmän luonnin jälkeen.
  9. Lisää ryhmään jäsenet. Voit lisätä jäseniä myös ryhmän luonnin jälkeen.
  10. Määritä sallitaanko ulkopuolisia henkilöitä ryhmään.
  11. Valitse ryhmälle kohde (Target), joka vastaa parhaiten ryhmän toiminnan laajuutta. Targetiksi valitaan koko korkeakouluyhteisö, jos ryhmän toiminta on koko korkeakouluyhteisön laajuista. Jos toiminta keskittyy tietyn korkeakoulun tasolle, valitaan toimintaa vastaava korkeakoulu. Target tietoa käytetään helpottamaan oikeiden ryhmien löytämiseen ja tilastointia varten.
  12. Klikkaa lopuksi Order group –painiketta.

Basic ja Education ryhmien tilaukset hyväksytään automaattisesti noin 15 minuutin sisällä tilauksesta. Organization –ryhmien tilaukset tarkistetaan ja hyväksytään ylläpidon toimesta. Kirjoita ryhmän kuvaus mahdollisimmat tarkasti, jotta ryhmän tarve voidaan tarkistaa ylläpidon toimesta.

Kun ryhmä on valmis, sinä ja lisäämäsi jäsenet sekä omistajat saatte automaattisen sähköpostin, kun ryhmä on luotu. Ryhmä tulee näkyviin TUNI Groups etusivulle, josta pääsee helposti ryhmän sovelluksiin.

TUNI Groups etusivu ja ryhmäkortit

TUNI Groups (https://tuni.fi/groups/) etusivulla esitetään ryhmät, joissa olet jäsenenä tai omistajana. Pääset ryhmän etusivulle myös Office 365 –portaalin vohvelivalikon kautta. Ryhmät esitetään etusivulla kortteina, joissa on tietoa ryhmästä. Ryhmät järjestetään etusivulla aakkosten mukaan. Ryhmiä voi lajitella avaamalla Filter-valikon, lisäämällä ryhmätyypin ja/tai ryhmän kohteen. Ryhmiä voi myös etsiä kirjoittamalla hakusanoja hakukenttään. Discover-sivulla voi etsiä ja liittyä julkisiin (Public) ryhmiin.

Ryhmiä on mahdollista merkitä suosikeiksi klikkaamalla ryhmäkortissa olevaa sydänkuvaketta. Suosikeiksi merkityt ryhmät listataan etusivulla ensimmäiseksi mikä helpottaa tärkeimpiä ryhmien löytämistä. Klikkaamalla sydänkuvaketta uudestaan, otetaan ryhmä pois suosikeista. Jos ryhmäkortin yläreunassa on lukkokuvake, on ryhmä yksityinen (Private).

Kortissa oleva ryhmän kuva ja otsikko toimivat linkkinä ryhmän oletussovellukseen. Basic ja Education -ryhmille määritetään luonnin yhteydessä Teams-tiimitila oletussovellukseksi. Organization-ryhmän oletussovellus on ryhmää luotaessa SharePoint-tiedostokirjasto. Omistaja voi muuttaa oletussovellusta johonkin toiseen, jos ryhmä käyttää enemmän jotain muuta sovellusta mikä on määritetty ryhmälle oletuksena.

Ryhmäkortin oikean yläreunan valikkopainikkeella (kolme pistettä) saa auki sovellusvalikon, jossa on linkitykset ryhmän muihin sovelluksiin. Ryhmän omistaja voi lisätä valikkoon tarvittaessa lisää sovelluksia. Omistaja voi muuttaa ryhmäkortin asetuksia ja oletussovellusta klikkaamalla ryhmäkortin sovellusvalikkoa ja valitsemalla Group info ja klikkaamalla Modify Group Info.

Omistaja voi lisätä sovelluksia ryhmäkortin sovellusvalikkoon valitsemalla halutut sovellukset. Omistaja voi myös linkittää ryhmäkortin sovelluksiin ulkopuolisia palveluita tai linkkejä ryhmälle tärkeisiin sisältöihin. Projektiryhmän omistaja voisi linkittää sovelluksiin esimerkiksi projektin tuntiseurantasivun tai projektin wikialueen. Opettaja voisi linkittää sovellusvalikkoon Moodle-kurssin. Oletussovelluksen voi muuttaa vaihtamalla valitsemalla haluttu sovellus Default app -valinnassa.

Jäsenten lisääminen ja poistaminen

Ryhmän omistajat voivat hallinnoida ryhmän käyttäjiä käytettävien sovellusten asetuksista.

Jäsenten hallinnointi Teams-sovelluksessa

  1. Avaa Microsoft Teams ja tiimitilat-sivu.
  2. Klikkaa halutun tiimitilan nimen oikeassa reunassa olevaa asetukset-painiketta (kolme pistettä).
  3. Valitse Manage team.
  4. Lisää ja poista haluamat henkilöt ryhmään.
  5. Voit samalla sivulla muuttaa muiden henkilöiden rooleja.

Jäsenten lisääminen Teams-tiimitilan koodilla

Omistajat voivat luoda ryhmälle liittymiskoodin Teams-tiimitilan asetuksissa. Koodin avulla korkeakouluyhteisön henkilöt voivat liittyä ryhmän jäseneksi ilman, että omistajien tarvitsisi hyväksyä jäsenet erikseen ryhmään.

  1. Avaa Teams ja tiimitilat-sivu.
  2. Klikkaa halutun tiimitilan nimen oikeassa reunassa olevaa asetukset-painiketta (kolme pistettä).
  3. Valitse Manage team.
  4. Valitse Settings ja avaa Team code -osio.
  5. Klikkaa Generate-painiketta ja kopio koodi leikepöydälle.
  6. Anna koodi ja liittymisosoite (https://teams.microsoft.com/_#/discover) niille, joiden pitäisi päästä ryhmään jäseniksi. Liittymissivu löytyy myös Microsoft Teams -ohjelmasta klikkaamalla Join or create a team -linkkiä.

Huom. liittymiskoodin avulla kuka tahansa korkeakouluyhteisön henkilöistä pääsee ryhmän jäseneksi. Poista koodi käytöstä saman valikon kautta missä koodin luominen tapahtui, kun tarvittavat henkilöt ovat ryhmässä.

Jäsenten hallinnointi ryhmäsähköpostin Outlook-selainnäkymässä

  1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa.
  2. Kirjaudu sisään käyttämällä tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa.
  3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä.
  4. Lisää ja poista henkilöitä sekä muuta tarvittaessa henkilöiden rooleja Microsoftin ohjeiden mukaan.
  5. Omistaja voi luoda selaimessa jäsenlinkin, jota kautta käyttäjät voivat pyytää pääsyä ryhmän jäseneksi. Jos ryhmä on yksityinen, omistajan tulee hyväksyä jäsenten liittymispyynnöt ryhmään.

Huom. Jäsenten ja omistajien lisääminen ryhmään sekä jäsenen muuttaminen omistajaksi saattaa viedä useampi tunti ennen kuin muutokset näkyvät käytettävissä sovelluksissa.

Ryhmän sovellukset

TUNI Groups -ryhmät saavat käyttöönsä useita sovelluksia, jotka soveltuvat eri tyyppiseen työskentelyyn, opetukseen ja oppimistapahtumiin. Ryhmät saavat käyttöönsä mm. SharePointin yhteisille tiedostoille, Teams-tiimitilan keskusteluille ja videotapaamisille, Plannerin tehtävien hallinnalle ja Streamin yhteisille videoille. Ryhmän sovellukset ovat monessa tapauksessa yhteydessä toisiinsa; esimerkiksi Teams-tiimitilan kanavien tiedostot tallentuvat SharePoint-ryhmäsivuston tiedostokirjastoon ja Teams-tiimitilan videotallenteet tallentuvat Stream-sovellukseen.

 

Ryhmän sisäiset keskustelut ja videotapaamiset (Teams-tiimityötila)

Ryhmän jäsenet voivat luoda keskustelukanavia yhteisten aiheiden ympärille Teams-tiimityötilassa. Kanavissa voi lähetellä viestejä ryhmän sisäisesti ja pitää videotapaamisia ryhmässä olevien henkilöiden kanssa. Tiimityötilassa voi työstää yhteisiä tiedostoja, jotka tallentuvat ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon. Teams-tiimityötilaan voi liittää ryhmän muita sovelluksia omiksi välilehdiksi mm. Planner-tehtävät ja Stream-videot.

Teams-tiimitilojen käyttöä varten kannattaa ladata ja asentaa tietokoneelle ja puhelimeen Microsoft Teams, jotta saat parhaan mahdollisen käyttökokemuksen.

  1. Tutustu Teams-sovellukseen
  2. Lataa ja asenna Microsoft Teams tietokoneelle ja puhelimeen
  3. Luo kanavia yhteisille aiheille
  4. Aloita keskustelu kanavilla
  5. Lisää ja luo tiedostoja tiimityötilaan
  6. Lisää kanaville sisältövälilehtiä
  7. Ajoita videotapaaminen Teams-ohjelmassa
  8. Liity videotapaamiseen
  9. Jaa sisältöä videotapaamisessa
  10. Tallenna videotapaaminen
  11. Toista ja jaa tallennettu videotapaaminen

 

Ryhmän sähköposti ja kalenteri (Ryhmän Outlook)

Ryhmät voivat viestiä ryhmän ulkopuolisille henkilöille käyttäen Outlook-sähköpostin selainnäkymää. Jokainen ryhmään kuuluva näkee saapuneet viestit ja voi myös tilata ne reitittymään henkilökohtaiseen TUNI-sähköpostiosoitteeseensa. Sähköpostin vastaanottaminen ulkoapäin vaatii omistajan tekemää asetuksen muutosta (ohje alla).

Kaikki voivat lähettää sähköpostia, mutta sähköpostin lähettäjänä näkyy lähettäjän henkilökohtainen sähköpostiosoite. Organization-ryhmän nimissä voi kuitenkin lähettää sähköpostia (vaatii erillisen asetuksen ja nimetyt henkilöt).

Ryhmän yhteisiin tapaamisiin on mahdollista hyödyntää yhteistä kalenteria, jolle voi määritellä tapaamisten kopioinnin henkilökohtaisiin kalentereihin.

  1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa
  2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa
  3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä
  4. Kirjoita ja lähetä sähköpostia Microsoftin ohjeiden mukaisesti

Ryhmäsähköpostin vastaanottamisen aktivointi korkeakouluyhteisön ulkopuolisilta henkilöiltä

  1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa
  2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa
  3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä
  4. Klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa rataspainiketta
  5. Klikkaa Edit group –painiketta
  6. Laita valinta Let people outside the organization email this group -valintakenttään
  7. Lopuksi klikkaa lopuksi Save-painiketta

Ryhmän tiedostot ja sisällöt (Ryhmän SharePoint-sivusto ja tiedostokirjasto)

Ryhmän jäsenet voivat jakaa ja työstää yhteisiä tiedostoja ryhmäsivuston tiedostokirjastossa. Ryhmäsivustoon voi luoda myös listoja ja sivustossa voi jakaa ajankohtaista sisältöä käyttämällä sivuston uutisia. Ryhmän omistajat voivat laajentaa ryhmäsivustoa tarjolla olevilla sivuston sovelluksilla.

  1. Tutustu SharePoint-sivuston käyttöön
  2. Lataa ja jaa tiedostoja SharePoint-tiedostokirjastossa
  3. Synkronoi tiedostot ja kansiot tietokoneelle

Poistetut tiedostot menevät sivuston roskakoriin, josta ne ovat palautettavissa 90 päivän sisällä. Tiedostot voi palauttaa Microsoftin ohjeiden mukaisesti.

Ryhmän tehtävien organisointi (Ryhmän Planner)

Planner helpottaa ryhmän jäsenten tehtävien jakamista, seuraamista ja järjestelyä. Plannerissa voi määritellä ryhmän jäsenille tehtäviä ja lajitella niitä omiksi kokonaisuuksiksi. Tehtävät voidaan esittää usealla eri tavalla helpottamaan tehtävien toteutusta ja seuraamista.

  1. Avaa Planner-sovellus
  2. Valitse ryhmän Planner
  3. Aloita tehtävien lisääminen
  4. Määritä tehtäviä jäsenille
  5. Järjestä tehtävät säiliöihin
  6. Seuraa tehtävien edistymistä

 

Ryhmän yhteiset videot (Ryhmän Stream)

Ryhmien jäsenet voivat jakaa ja katsoa videoita Stream-sovelluksessa. Teams-tiimitilassa tallennetut videotapaamiset tallennetaan myöhempää katselua varten ryhmän Stream-sovellukseen.

  1. Avaa Stream ja valitse haluttu ryhmä
  2. Lataa ryhmään videoita
  3. Luo ryhmään tarvittaessa kanavia, jos haluat ryhmitellä videoita yhteen
  4. Määrittele videot kanaviin

Ryhmän asetukset

Ryhmän omistajat voivat muuttaa ryhmään liittyviä asetuksia sovellusten asetussivuilla.

Ryhmän Outlook-selainnäkymä

  • Ryhmän nimen, kuvan, avoimuuden ja kuvauksen muuttaminen
    1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa
    2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa
    3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä
    4. Klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa rataspainiketta
    5. Klikkaa Edit group -painiketta
    6. Tee tarvittavat muutokset ja lisäykset ja klikkaa lopuksi Save-painiketta
  • Ryhmän poistaminen ennen ryhmän elinkaaren loppumista. HUOM. Ryhmän sovellukset ja kaikki sovellusten sisällöt poistetaan.
    1. Ryhmän poistaminen tapahtuu samassa valikossa kuin ryhmän nimen, avoimuuden ja kuvauksen muuttaminen
    2. Klikkaa Delete Group –painiketta
    3. Laita valinta I understand that all group content will be deleted -valintakenttään ja klikkaa Delete-painiketta
  • Ryhmäsähköpostin vastaanottamisen aktivointi korkeakouluyhteisön ulkopuolisilta henkilöiltä
    1. Sähköpostin vastaanottamisen aktivointi korkeakouluyhteisön ulkopuolisilta henkilöiltä tapahtuu samassa valikossa kuin ryhmän nimen, avoimuuden ja kuvauksen muuttaminen
    2. Laita valinta Let people outside the organization email this group -valintakenttään
    3. Lopuksi klikkaa lopuksi Save-painiketta

Teams-tiimitila

 

Yleisimpiä kysymyksiä /FAQ

Mikä TUNI Groups on?

TUNI Groups on korkeakouluyhteisön ryhmien sisäisen viestinnän viesti- ja yhteisöpalvelu, johon ryhmän omistaja voi halutessaan kutsua myös yhteisön ulkopuolisia kumppaneita. TUNI Groups on käytännössä valikoima perusmuotoisia Office 365 -sovelluksia mm. SharePoint, Teams, Planner ja Stream.

Miten saan tilattua itselleni TUNI Groups -ryhmän?

Voit tilata uusia TUNI Groups -ryhmiä TUNI Groups etusivulta osoitteessa: https://tuni.fi/groups/.

Mistä löydän ryhmät mihin kuulun?

Ryhmät, joissa olet omistaja tai jäsen, löytyvät TUNI Groups -etusivulta osoitteesta https://tuni.fi/groups/.

Mistä löydän ohjeita TUNI Groupsin käyttöön?

Ohjeita palvelun tältä sivulta ylempää.

Mikä ero on Teamsillä, TUNI Groupsilla ja Office 365 Groupsilla?

TUNI Groups -ryhmä sitoo ryhmän käytössä olevat sovellukset yhteen ja Teams on yksi näistä sovelluksista. Teknisessä mielessä TUNI Groups -ryhmän taustalla toimii Microsoftin Office 365 Group -ryhmäpalvelu.

Miten TUNI Groups eroaa TAMKissa käytössä olleeseen Office 365 Sites -palvelu?

Office 365 Sites -palvelussa hyödynnettiin ainoastaan SharePoint-sivustoa ja tiedostokirjastoa. TUNI Groups -ryhmien käytössä on perinteinen SharePoint-sivusto ja tiedostokirjasto sekä monta muuta hyödyllistä sovellusta ryhmätyöhön.

Mitä eroa on Basic ja Organization -ryhmätyypillä?

Basic-ryhmätyypin ryhmät ovat voimassa yhden vuoden ja niitä voi tarvittaessa jatkaa yksi vuosi kerrallaan. Basic-ryhmän voi tilata korkeakouluyhteisön jäsenet ilman hyväksyntää. Basic-ryhmät luodaan automaattisesti noin 15 minuutin sisällä tilauksesta. Organization-ryhmä on tarkoitettu korkeakouluyhteisössä toimivien pysyvien yksiköiden ja toiminteiden käyttöön. Harkinnanvaraisen Organization-ryhmän voi tilata, jos ryhmän tarve on perusteltu. Palvelun ylläpito tarkistaa tilauksen ja hyväksyy tai hylkää tilauksen.

Miten voin jatkaa ryhmän käyttöä vuoden jälkeen?

Ryhmän omistajat saavat sähköpostiin muistutusviestin 3 kuukautta, 1 kuukausi ja 1 viikko ennen ryhmän poistamista. Viestissä on linkki, jota klikkaamalla ryhmän elinkaarta jatketaan yhdellä vuodella eteenpäin.

Mikä on Education ryhmätyyppi?

Education-ryhmät ovat tarkoitettu opetuksen tueksi opetusmateriaalin ja tehtävien jakamiseen sekä opiskelijoiden ja opettajien keskustelukanavaksi. Teams-tiimitilana käytetään perustiimitilasta poiketen Luokan-tiimitilaa, jossa on käytössä mm. tehtävien palautukset ja Luokan muistio. Education-ryhmätyyppi ei oteta käyttöön lanseerauksessa, vaan se tulee käyttöön myöhemmin.

Mitä sovelluksia ryhmän saa käyttöön?

Ryhmän sähköposti, kalenteri, SharePoint-sivusto ja tiedostokirjasto, Planner-tehtävät, Teams-tiimitila, OneNote-muistio ja Stream videoiden jako- ja tallennussovellus.

Miten pääsen ryhmän sovelluksiin?

Ryhmän sovelluksiin pääset kätevimmin TUNI Groups -portaalin https://tuni.fi/groups/. Yksittäisiin sovelluksiin on olemassa myös omat selainnäkymät. Lisäksi osalle sovelluksista on olemassa tietokoneelle ja puhelimeen asennettavat ohjelmat ja sovellukset.

Mikä Target tieto on ja mihin valinta vaikuttaa TUNI Groups -ryhmää luodessa?

Target tietoa käytetään helpottamaan oikeiden ryhmien löytämiseen ja tilastointia varten. Valitse ryhmälle kohde, joka vastaa parhaiten ryhmän toiminnan laajuutta. Targetiksi valitaan koko korkeakouluyhteisö, jos ryhmän toiminta on koko korkeakouluyhteisön laajuista. Jos toiminta keskittyy tietyn korkeakoulun tasolle, valitaan toimintaa vastaava korkeakoulu. Target tietoa käytetään helpottamaan oikeiden ryhmien löytämiseen ja tilastointia varten.

Miten otan Teamsin käyttöön TUNI Groupsin tilauksen jälkeen?

Avaa Teams selaimessa tai Teams-ohjelmassa, kun ryhmä on luotu. Ryhmän Teams-tiimitila tulee näkyviin automaattisesti Teams-sivulle. Teams-tiimitila ei välttämättä heti tule näkyviin, joten kannattaa odottaa hetki.

Miten otan Sharepoint-sivuston ja tiedostokirjaston käyttöön TUNI Groupsin tilauksen jälkeen?

Avaa TUNI Groups etusivu https://tuni.fi/groups/, klikkaa ryhmäkortin sovellusvalikkopainiketta (kolme pistettä) ja valitse SharePoint tai Files.

Miten varmuuskopioinnista on huolehdittu?

Palvelussa ei ole käytössä varmuuskopiointia.

Poistin tiedoston vahingossa ryhmän SharePoint-tiedostokirjastossa. Saako tiedostoa enää takaisin?

Poistetut tiedostot menevät sivuston roskakoriin ja on palautettavissa 90 päivän sisällä tiedoston poistamisesta. Ohjeet tiedostojen palautukseen löytyy täältä: https://support.office.com/en-us/article/restore-deleted-items-from-the-site-collection-recycle-bin-5fa924ee-16d7-487b-9a0a-021b9062d14b

Miksi en voi luoda Teams-sovelluksessa uusia ryhmiä?

Ryhmien luonti on rajattu kaikissa sovelluksissa ja tapahtuu ainoastaan TUNI Groups etusivun kautta https://tuni.fi/groups/.

Mistä löydän Teamsin osalta opastusvideoita?

Teams-tiimitilan käyttöohjeita ja videoita löytyy Teams-sovelluksen sisältä. Klikkaa Teams-sovelluksessa vasemmassa alareunassa olevaa Help-painiketta ja valitse Topics. Lisää ohjeita löytyy osoitteesta: https://support.office.com/fi-fi/teams.

Miten lisään ihmisiä ryhmään?

Uudet henkilöt lisätään ryhmän sovellusten kautta.

Miten poistan ihmisiä ryhmästä?

Henkilöiden poistaminen tapahtuu ryhmän sovellusten kautta.

Miten eroan ryhmästä?

Ryhmästä eroaminen tapahtuu ryhmän sovellusten kautta.

Lisäsin uusia jäseniä ryhmään, mutta ne eivät tule ryhmään näkyviin?

Jäsenten lisäämisessä ja poistamisessa, roolin vaihtamisessa ja ryhmän asetusten muuttamisessa saattaa mennä jopa useampi tunti. Käy tarkistamassa tilanne muutaman tunnin päästä uudelleen. Ota yhteyttä IT-helpdeskiin, jos muutokset eivät tule voimaan päivän kuluessa.

Mitä Teams-tiimitilassa olevat eri kanavat ovat ja mihin niitä olisi tarkoitus käyttää?

Kanavat ovat chattimäisiä keskustelualueita ryhmän jäsenille. Ryhmään voi luoda kanavia yhteisten aiheiden ympärille. Lisäksi kanavissa voi pitää verkkokokouksia ja tallentaa ne myöhempää katselua varten ryhmän Stream-sovellukseen.

Onko ryhmän tiedostojen jakaminen, Teamsin tiedostojako ja SharePoint sama asia?

SharePointilla tarkoitetaan ryhmän sivustoa. Tiedostokirjasto on SharePoint-sivuston sisällä oleva tiedostoalue, jossa kaikki ryhmään kuuluvat voivat jakaa ja muokata tiedostoja. Teams-tiimitilan keskustelukanavissa jaettavat tiedostot tallentuvat tähän samaan ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon.

Ryhmän sovelluksissa on keskustelusovellus (Conversations) ja Teamsissä keskustelukanavat. Ovatko nämä eri asioita?

Ryhmällä on käytössään sähköpostikeskustelua varten oma ryhmän Outlook sähköposti (Conversations). Jos ryhmä haluaisi lähettää sähköpostia, käytettäisiin silloin ryhmän sähköpostisovellusta. Teams-sovelluksessa keskustelut käydään ryhmän sisäisesti eri keskusteluaiheiden ympärille luotavilla keskustelukanavilla. Ryhmän sisäisiin keskusteluihin suositellaan Teams-tiimitilaa.

Ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon on ilmestynyt General-kansio ja muutama muu kansio, jotka ovat nimetty Teams-tiimitilaan luotujen kanavien mukaan. Toimivatko Teams ja SharePoint-tiedostokirjasto jotenkin yhdessä?

Kyllä. Ryhmän eri sovellukset hyödyntävät toisiaan eri tavoilla. Perinteinen ryhmän SharePoint-tiedostokirjasto löytyy ryhmästä ja sitä voidaan käyttää perinteiseen tapaan. Teams-tiimityötila hyödyntää tätä SharePoint-tiedostokirjastoa. Kun luodaan uusi kanava, luodaan myös kansio ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon, johon tallennetaan tiedostot, mitä on luotu tai ladattu kanavissa. General-tiedostokirjasto näkyy valmiina, koska Teams-tiimitilaan luodaan valmiiksi automaattisesti yksi kanava General nimeltään.

Miten voin muokata ryhmän asetuksia ja nimeä?

Ryhmän asetusten muuttaminen tapahtuu ryhmän sovellusten kautta.

Mitä tapahtuu vanhojen organisaatioiden Office 365 ryhmäpalveluille eli Office 365 groups, Microsoft Teams -tiimit, TAMKin Office 365 sites, TAMKin Teaching sites ja TUTin Teamwork 2.0?

TUNI Groups tulee korvaamaan vanhoihin Office 365 -ympäristöihin rakennetut ryhmätyöpalvelut. TUNI Groups -ryhmien käyttöön tulevat myös vanhoista Office 365 -ympäristöistä tutut palvelut kuten Planner, Stream ja Teams. Uudesta TUNI Groups -palvelusta ja vanhojen Office 365 -palveluiden ajasajoista tiedotetaan Introissa.

Haluan siirtää vanhasta Office 365 groups -palvelusta tiedostot uuteen TUNI Groups -ryhmään. Onnistuuko se?

Tiedostokirjastossa olevat kansiot ja tiedostot ovat mahdollista tallentaa ensin Zip-pakettina selaimen kautta omalle tietokoneelle. Ladattu zip-paketti puretaan tietokoneelle ja halutut kansiot ja tiedostot viedään uuden TUNI Groups -ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon selaimen kautta. Siirrossa on myös mahdollista hyödyntää OneDrive-synkronointiohjelmaa. OneNote-muistioita ei voi tiedostona siirtää, vaan ne täytyy avata ensin OneNote-ohjelmaan ja sisältö tulee kopioida vanhasta muistiosta uuteen. Tiedostojen siirtoa varten tulee oma ohjeistus tälle sivulle.

Miten voimme jatkaa työskentelyä uudessa TUNI Groups -ryhmässä säilyttäen vanhan Teamsin keskusteluhistorian vai aloitammeko täysin tyhjältä pohjalta?

OneNote-muistioita ei saa uuteen TUNI Groups -ryhmään siirrettyä tiedostona. OneNote-muistioiden sisältö on mahdollista kopioida vanhasta OneNote-muistiosta uuteen muistioon. Uuden ja vanhan OneNote-muistion voi avata OneNote 2016 -ohjelmaan ja kopioida halutut sivut uuteen OneNote-muistioon. OneNoten sisällön kopiointia varten tulee oma ohjeistus tälle sivulle.